长葛市检察院档案工作“五到位”规范管理见实效

长葛市检察院档案工作“五到位”规范管理见实效

            近年来，长葛市检察院坚持档案工作“硬件设施到位，制度保障到位，人员素质提高到位，关心档案员进步到位和档案开发利用到位”的做法，使档案工作步入规范化管理轨道，取得了显著成效。2008年通过了档案规范化管理省一级认证，2010年通过了档案规范化管理省特级认证，2012年通过了档案信息化建设示范单位认证，2012年以前所有库存档案全部扫描入档，在全省检察系统率先完成了档案数字化建设工作。近几年来，档案工作更是连续多年被省、市、县三级档案局评为先进集体，档案员先后获得省、市、县“档案先进工作者”，并连年被评为院先进工作者。他们的主要做法是：   
            一、摆上位置，档案建设硬件设施到位。近年来，长葛市院一直把档案工作摆在重要位置，列入党组议事日程。2011年设计新办公楼时，在楼层最好的六楼设计了面积达400多平方米的库房，办公、阅览用房5间，在经费一直非常紧张的情况下，该院领导想方设法挤出资金更换比较先进的自动型密集型档案柜。按照档案保护条件的要求，挤出资金配置了音像资料柜、计算机、祛湿机、除尘器、报警器、防磁柜、灭火器、空调等设备，“三铁”、“十防”措施较为完善。加大了现代化管理设备的投入，2012年又更换配备了计算机3台、刻录机、扫描仪、档案管理软件，为档案工作上台阶创造了有利条件，推动了档案工作的顺利开展。
            二、建章立制，档案工作制度保障到位。为加强对档案工作的管理和领导，多年以来该院一直由党组副书记、常务副检察长主抓档案工作，成立了由常务副检察长任组长、办公室主任任副组长，各业务科室负责人为组员的档案管理领导小组，加强对档案工作的领导和管理。院里每年度的工作安排都把档案工作列为重要一项，每年都制定完善《加强档案管理的有关规定》，明确了院档案领导小组的职责，是对档案工作每半年进行一次检查，各科室（局）把档案工作列入目标责任范围，负责对档案的归档率、完整率、合格率进行量化考核，年终对考核结果予以通报，对工作考核不达标的科室不能参加评先和奖励。为进一步规范档案的管理，院档案领导小组还制定、完善了《查借阅制度》、《业务科室案卷归档制度》、《综合部门文件归档制度》等5项60条规章制度。制度的完善，使档案工作做到了文件收发查阅保密，收集整理全面，组卷准确及时，整理装订规范，归档按时完备。
            三、强化培训，档案人员素质提高到位。根据档案管理规范化的要求，该院在档案的具体管理上选配了一名政治坚定、业务素质高、责任心强的干警任专职档案员，并一直由8名业务科室内勤担任兼职档案员。一是坚持组织学习制度。院档案领导小组每年都组织档案人员（包括兼职档案员）学习《档案法》及《河南省档案管理条例》等与档案相关的法律法规。为强化学习效果，该院每年都要办好二期宣传版面，举行一次档案法律法规知识竞赛。统一购买《档案工作规章制度汇编手册》，做到干警人手一册，每年组织干警进行为期3天的集中学习。二是请进来，走出去。为开阔视野，该院一方面把上级院、兄弟县院有丰富档案管理经验的同志及市档案局的领导请进来，直接传授档案管理先进经验，指出工作中存在的问题和不足；另一方面，多方挤出资金派专职档案员外出到北京、四川等地参观学习。工作中，专职档案员和兼职档案员互相学习，相互促进，把档案工作和检察业务有机地结合起来。
            四、以诚待人，对档案员关心爱护到位。该院把对档案员工作上支持、政治上关心、生活上关怀落到实处，做到用事业留人，用感情留人，用待遇留人。工作中，对档案管理人员提出的合理要求都尽可能满足，每到档案工作大检查、参加省档案规范化认证和诉讼卷归档时，都抽出数名干警予以帮助，以减轻档案员的压力，确保及时高质量完成归档任务。近年来，专职档案员连年被评为先进工作者，被许昌市院表彰为优秀干警，荣立个人三等功，在兼职档案员中发展了3名党员，任命了3名检察员。
            五、提高认识，档案开发利用到位。档案不但是记录检察工作，更重要的是为各项检察工作服务，该院要求档案员提高认识，把服务检察工作作为档案工作的重心，积极主动为领导提供准确系统的档案信息，为检察工作提供高效、快捷服务。2011年以来，档案室共调阅各种档案560余卷，接待查阅人员200多人次，复印材料800余份，提供各类照片40多张，通过查阅档案，撰写简报、调研20余篇。档案服务功能的发挥，使领导更为重视档案工作，也使档案人员有了新的动力，进一步推动了档案工作的开展。