河南省档案局关于对省级金融、保险单位开展档案行政执法监督检查情况的通报

河南省档案局关于

对省级金融、保险单位开展

档案行政执法监督检查情况的通报

豫档发〔2013〕14号

各省级金融、保险单位：

为深入贯彻《中华人民共和国档案法》、《河南省档案管理条例》、《档案违法违纪行为处分规定》，省档案局自2013年7月8日起，历时一个月对省级金融、保险单位进行了档案行政执法监督检查。检查组通过听取汇报、实地查看、讨论评议等形式对被检查单位贯彻档案法律法规、档案工作相关制度的执行情况以及档案工作的组织管理、门类收集、保管利用、库房安全等方面进行了检查。现将检查情况通报如下。

一、总体情况

省档案局对88家单位进行了档案行政执法监督检查，制作现场检查笔录88份，下达限期改正通知书2份。在这次执法监督检查中，检查组认真听取了各单位贯彻落实《档案法》、《河南省档案管理条例》和《档案违法违纪行为处分规定》的情况汇报，实地察看了法律、法规落实情况。从检查的情况看，各单位比较重视档案工作，能够深入贯彻档案法律法规，依法管理档案的意识明显提高，档案管理制度不断完善，档案保管条件得到加强，档案管理水平得到提升，依法管理档案的局面初步形成，主要表现在以下几个方面：

（一）领导重视，档案意识不断提高

各单位领导普遍认识到在新的历史条件下搞好档案工作的重要性、必要性和紧迫性，依法管理档案的意识明显增强。一是普遍建立了档案工作机构，明确了分管领导，配备了专职或兼职档案管理人员，形成了主要领导负总责、分管领导认真抓、档案人员具体做的管理格局；二是加强了对员工尤其是档案管理人员的法制教育和业务培训，部分单位还招录了档案专业毕业生，文档人员的综合素质和业务技能有了明显提高，如信达资产管理公司河南省分公司在成立之初就招收一名档案专业毕业生，不仅为本公司档案管理打好了基础，还对下属公司档案工作进行了较好的指导；三是部分单位将各省辖市档案定期收集，实行省行、省公司集中统一管理，少数单位实行了总行、总公司集中统一管理，如泰康人寿河南分公司将各省辖市业务档案统一收集，由专人逐件审核，确认无误后定期送省档案馆代为保管，保证了档案收集完整、存放安全。

（二）制度健全，档案工作有序开展

完善的档案管理制度对档案工作的全面协调可持续发展具有重要意义，也是档案法制建设的一项重要内容，同时也是档案工作保持有序发展的有利保障。近年来，大部分单位都能按照法律法规的要求，并结合本单位、本行业的工作实际，建立和完善档案收集、归档、查借阅、安全管理、统计等相关档案管理规章制度，实现制度上墙，并认真进行落实。

（三）设施完善，保管条件明显改善

绝大多数单位领导对档案安全管理的重要性认识明确，按照《档案法》的要求，设立单独的档案室，加大对档案库房的建设和档案装具配置的投入，硬件设施逐步趋于完善，档案装具使用基本符合国家与省标准化、规范化的要求，“十防”（防火、防盗、防潮、防水、防鼠、防虫、防尘、防光、防高温、防有害气体）措施基本得到落实，部分条件较好的单位配备了密集架，档案安全保管条件进一步改善。如中国工商银行河南省分行、中国银行河南省分行专门规划了档案库房，成立档案管理中心，配备了先进设备，实现了办公、阅览、库房三分开，大大改善了档案保管条件。

（四）注重收集，馆（室）藏内容不断丰富

各单位为适应各项工作的需求，在依法对本单位档案进行整理、保管的同时，广泛开展档案材料的收集工作，丰富馆（室）藏内容，优化馆（室）藏结构。一是重视档案材料的收集归档，按照业务和经营特点，细致制定本单位归档范围和保管期限文件，严格按归档范围进行收集，并采取各种有效措施，加强跟踪监督管理，确保及时收集归档；二是自觉做好业务档案材料的收集和保管工作，保证了档案材料的齐全、完整，档案工作整体上呈逐年规范的趋势。

（五）投入加大，信息化建设稳步推进

各单位在纸质文件材料归档保存的同时，不断提高办公自动化、文档信息化水平，大部分单位使用了OA系统，实现了无纸化办公，为本单位档案工作信息化建设奠定了基础。一是大部分单位为档案部门配备了高性能计算机，有的单位还配备了扫描仪、光盘刻录机等现代化设备；二是对档案进行数字化处理，文书档案和业务档案全部实现数字化，建立了数据库，员工按照授权级别可以直接在电脑上查阅档案，大大提高了档案利用效率。   

二、存在问题　

执法检查中发现部分单位仍存在一些问题。一是个别单位未实行档案集中统一管理，由各部门分散管理，业务档案和财务档案未集中统一保管，导致档案收集不齐全；二是个别单位档案管理制度不健全，落实不到位，档案管理不规范；三是个别单位档案安全保管条件差，档案库房不符合“十防”要求，存在档案霉变和破损隐患，甚至还有极个别单位未设立单独的档案室。

三、改进意见

各单位要在巩固已有成绩的同时，针对工作中的薄弱环节，下大力气抓好以下几项工作：

一要继续坚持档案的集中统一管理，重点抓好业务档案、会计档案的收集，实现集中统一保管。

二要建立健全档案工作各项规章制度，在日常工作中严格加以落实，确保档案管理科学化、规范化。

三要进一步加强档案安全管理，不断改善基础设施等档案保管条件，确保档案实体及信息安全。同时，要特别注意档案管理人员变动后档案材料的清点移交工作，严防档案丢失。

四要注重做好电子文档的收集、保管工作，做到纸质档案与电子档案工作同步推进，加快档案信息化、数字化进程。

在这次档案行政执法检查过程中，档案管理比较规范的单位有：国家开发银行河南省分行、招商银行郑州分行、光大银行郑州分行、中国工商银行河南省分行、交通银行郑州分行、中国农业银行河南省分行、中国银行河南省分行、信达资产管理公司河南省分公司、河南省农村信用社联合社、太平人寿河南分公司、泰康人寿河南分公司、幸福人寿河南分公司、中华保险河南分公司、人保财险河南省分公司、民安保险河南分公司等。希望各单位以此次执法监督检查为契机，进一步提高依法管理档案的水平。

河南省档案局

2013年8月22日